Les 12 commandements du chef de projet

Mon premier projet a été réalisé alors que j’avais 18 ans et que je travaillais comme animatrice dans une colonie de vacances. Nous avions décidé d’organiser une chasse au trésor. Nous avions pensé à tout sauf à l’essentiel : que ferions nous s’il se mettait à pleuvoir ? Bien évidemment une longue averse vint gâcher la fête et tout le monde n’avait qu’une hâte : rentrer pour se protéger et se réchauffer. Cet évènement fut pour moi une prise de conscience majeure : la gestion des risques est essentielle et quand on s’attend au pire, on n’est jamais déçu. C’est en forgeant que l’on devient forgeron et chaque expérience est une opportunité pour apprendre et mieux faire la prochaine fois. Cependant, lorsque l’on commence la gestion de projet, on aimerait parfois qu’une bible nous donne quelques pistes de bonnes pratiques afin de gagner du temps. Pourquoi ne pas commencer par ces 12 commandements ?

 

  1. Réviser ses classiques

Une formation Prince 2 (PRojects IN Controlled Environments) ou ITIL (Information Technology Infrastructure Library) est une bonne base pour comprendre les enjeux de la gestion de projet. En revanche, ces approches ont leurs limites car elles constituent une manière spécifique de voir le monde. A la question « quel organe  prend les décisions dans un projet », la bonne réponse d’après Prince 2 sera le « project board » alors que dans votre entreprise on utilise peut être le terme de « steering committee » pour désigner ce même organe. A vous de vous constituer votre propre lexique et de vérifier que tout le monde partage les mêmes définitions.

 

  1. Périmètre, budget, planning… mais surtout risques

Les trois contraintes du chef de projet sont le périmètre, le budget et le planning. Cependant,  l’une des activités les plus importantes demeure la gestion des risques. Vous pouvez imaginer le plus beau des projets pour votre mariage mais si vous avez oublié le risque de pluie et que vos activités étaient prévues à l’extérieur, tous vos plans tomberont à l’eau.

 

  1. Entretenir le relationnel

Le travail du chef de projet est avant tout un travail humain. Tisser des liens avec les différents acteurs du projet est essentiel : cela permettra notamment d’éprouver de l’empathie et de prendre de bonnes décisions. Ne pas sous-estimer les réseaux informels permet également d’avoir accès à des informations officieuses mais néanmoins fondamentales dans le cadre d’un projet.

 

  1. Etre le lien

Le chef de projet est celui qui fait le lien entre les différents acteurs du projet :il doit veiller à ne pas prendre le parti ni de l’un ni de l’autre et de faire en sorte que l’information nécessaire circule correctement.

 

  1. Connaître la matière

Le chef de projet est un chef d’orchestre qui doit savoir lire la partition de chacun sans toutefois être un expert. Partir de la documentation existante et la confronter avec l’expérience terrain est une bonne manière d’acquérir la connaissance métier nécessaire. Cela permettra à terme de mieux comprendre le contenu des livrables  et de pouvoir poser des questions précises afin de le challenger.

 

  1. Changer de lunettes

L’impact d’une communication n’est pas toujours celui escompté. Lorsque l’on envoie où reçoit un message, il est parfois utile d’imaginer la réaction que cela peut susciter. Par exemple, la phrase « il pleut » peut provoquer ces deux types de réactions : « mince, je vais être trempé si je sors » ou bien « chouette, je vais lire un bon livre bien au chaud sous ma couette ».

 

  1. Encourager la transparence

La transparence est indispensable pour créer la confiance. Si des problèmes sont rencontrés ou si des questions ouvertes se posent, l’annoncer permet de rassurer les acteurs du projet. Pour cela, il faut créer un climat propice à ce que chacun joue le jeu de la transparence.

 

  1. Formaliser les rôles et les responsabilités

Il arrive que les acteurs n’aient pas bien compris ce qu’ils devront faire dans le projet et de quoi les autres seront chargés. Une matrice RACI (responsible, accountable, consulted, informed) est une bonne base. Elle peut être complétée par des fiches mémo de type « quel est le rôle du sponsor » ou « quelles sont les missions du chef de projet ».

 

  1. Expliquer le pourquoi

Expliquer sa démarche à ses interlocuteurs leur permet de mieux répondre à vos questions.  Décrire le problème avant la solution est donc essentiel. Dans un restaurant, si vous dites au serveur « j’ai un peu froid, pouvez-vous me changer de table », peut-être prendra-t-il alors l’initiative d’également monter le chauffage car il a bien compris votre demande.

 

  1. Etre factuel… et plus personnel

Les techniques de communication non violente sont utiles lorsqu’il s’agit de faire passer un message qui n’est pas évident. Marshall Rosenberg a popularisé la technique « OSBD » c’est-à-dire observation, sentiment, besoin, demande. En suivant des quatre étapes lors de la formulation d’un message, on évite l’agressivité.  Paradoxalement, tout en étant factuel, il est parfois également important d’être personnel. Dire « j’ai besoin de comprendre » est plus courtois que « ce que tu écris est incompréhensible ».

 

  1. Établir une relation claire entre moyens à mettre en œuvre et résultat à atteindre

Etre dans une dynamique de rétro planning permet et communiquer clairement les différentes étapes nécessaires pour atteindre un objectif. Il est alors intéressant d’utiliser les leviers de motivation propres à chacun pour favoriser l’engagement.

 

  1. Sortir de sa zone de confort

« If you don’t ask, the answer is no » dit habilement la formule.  Oser et se donner le droit à l’erreur, c’est se donner l’opportunité d’être créatif et innovant. Ecouter son instinct, expérimenter et garder en tête « never try, never know », c’est se donner le droit d’être optimiste, tout en sachant rester pragmatique.

 

Cet article participe à l’évènement inter-blogueurs “le conseil que je donnerais au chef de projet que j’étais” organisé par le blog Any Ideas pour les chefs de projets malins. Si vous avez aimé cet article et souhaitez voir les autres articles de cet événement, je vous remercie de cliquer sur ce lien : j’ai aimé cet article !