Les événements internes : le SPF et les Mutualités Libres partagent leurs bonnes pratiques

Le Service Public Fédéral (SPF) Stratégie et Appui a organisé un événement sur… les événements internes. :) Un méta-événement donc qui avait lieu à la Tricoterie et auquel j’ai eu la chance de participer. Résumé !

 

La tricoterie : une fabrique de liens

Découverte de la Tricoterie : j’ai été charmée par le lieu ! Et puisque les photos sont parfois plus parlantes que les mots, place à l’image :

La tricoterie accueille les événements des entreprises mais propose aussi différentes activités ainsi qu’un brunch dominical… à tester à l’occasion !

Les world cafés

La première présentation abordait la méthode des world cafés.

Récemment, le SPF Stratégie et Appui (BOSA) est né de la fusion de différents SPF de soutien. Au début du trajet de fusion, les collaborateurs des différentes organisations ont participé à l’élaboration de la vision et de la stratégie de l’organisation du nouveau SPF.

Nathalie Brisy et Tine D’Hooghe, change management et communication interne, racontent comment elles ont abordé cette question.

 

Qu’est-ce qu’un world café ?

Pour plus d’informations sur le sujet, vous pouvez consulter cette fiche réalisée par l’AFCI.

Le ‘World Café’ est un processus créatif qui vise à faciliter le dialogue constructif et le partage de connaissances et d’idées, en vue de créer un réseau d’échanges et d’actions. Ce processus reproduit l’ambiance d’un café dans lequel les participants débattent d’une question ou d’un sujet en petits groupes autour de tables. À intervalles réguliers, les participants changent de table. Un hôte reste à la table et résume la conversation précédente aux nouveaux arrivés. Les conversations en cours sont alors ‘fécondées’ avec les idées issues des conversations précédentes avec les autres participants. Au terme du processus, les principales idées sont résumées au cours d’une assemblée plénière et les possibilités de suivi sont soumises à discussion.

L’avantage de la formule :

  • impliquer facilement un grand nombre de personnes
  • ne nécessite pas beaucoup de préparation
  • possibilité de calquer la méthodologie lors de différentes sessions à différents endroits

L’objectif :

  • avoir des éléments d’information sur les besoins et les résistances
  • proposer un moment de networking
  • produire un rapport circonstancié sur base des solutions proposées par les collègues
  • avoir de la matière pour l’organisation de Meet&Greet, de workshops thématiques, la mise en place d’un « opti-baromètre » pour le suivi,…

Les thèmes abordés lors de la session :

  • Mon organisation idéale dans le futur
  • Mes soucis et mes attentes dans la phase de transition
  • Une organisation orientée client
  • Moi en tant que client du service de soutien
  • Les raisons d’être de mon organisation

Lessons learned

L’équipe retient notamment deux choses :

  • Il est important de préciser au début de l’atelier de quoi on va parler et aussi de quoi on ne va pas parler.
  • Attention à la formulation des questions qui peut générer des attentes

Le food-truck festival

La Direction de la communication du SPF Emploi organise depuis 2016 la Journée du SPF: un “foodtruck festival” avec des ateliers, des stands d’informations, des animations et des moments de partage entre collègues avec de quoi manger et boire. Cette journée réunit tant les collaborateurs de l’administration centrale que les collègues des services extérieurs qui font le déplacement jusqu’à Bruxelles.

Catherine Bartholomé et Ellen Serkeyn ont expliqué comment elles organisent cet événement et comment se sont déroulées la préparation et la fête en elle-même.

Pour commencer, voici quelques bonnes idées d’ateliers, d’animations et de stands d’information :

Voici quelques réflexions et bonnes pratiques suite à l’organisation de cet événement :

  • le jeudi est un bon jour pour organiser les événements car cela laisse le temps de tout préparer en début de semaine
  • le photobooth a souvent beaucoup de succès
  • un magicien permet de mettre de l’ambiance dans les files d’attente
  • quelques activités appréciées : les jeux anciens, un atelier pour apprendre à réparer son vélo, un workshop pour faire ses produits ménagers maison, etc.
  • avoir un dresscode pour l’équipe de communication / organisation permet d’être facilement identifiable
  • attention aux besoins électriques en cas de foodtruck festival : penser à donner RDV à 6h du matin à un groupe électrogène

Quelques images :

 

 

Rapprochement d’organisations et événements internes

Comment les événements peuvent-ils soutenir la stratégie dans le cadre d’un rapprochement entre deux organisations ? Nous avons présenté notre expérience à travers le cas des Mutualités Libres et de son partenaire informatique M-team (aujourd’hui MLOZ IT). Nous avons dans l’équipe deux collègues très créatifs qui donnent chaque année beaucoup d’énergie dans nos événements afin que la fête réponde aux attentes des employés et de notre direction.

Petit florilège des slides qui ont été présentés :

Merci pour l’organisation Tine D’Hooghe, France Ravyts et Ingrid Willems (SPF Stratégie et Appui) !

Et pour continuer à aiguiser vos compétences communicationnelles, n’oublier pas de consulter les brochures COMM Collection réalisées par le SPF.

 

Remerciements pour les photos : Damien Dermaux, Tine D’Hooghe, Vertige.