Éléments de communication interne indispensables dans votre entreprise

Article écrit par Amélie Latourelle Responsable du Marketing et de la Communication de l’entreprise Fonvirtual, entreprise spécialisée dans la commercialisation de numéros virtuels internationaux, de téléphonie IP, et de télécommunications d’entreprise.

 

La communication interne inclut tout ce que se dit et se partage à l’intérieur d’une entreprise, et celle qui se produit entre et avec les employés. Avec le but de promouvoir l’information, l’intégration et le soutien des employés de l’entreprise.

Pour le bon fonctionnement du travail, il est important que les employés soient toujours informés des objectifs de l’organisation, qu’ils soient invités à prendre part à certaines décisions et qu’ils soient autorisés à prendre des mesures en fonction des circonstances ou changements, entre autres.

Il ne faut pas oublier que l’âme de la société est constituée de l’équipe humaine qui la compose et que si les employés ne sont pas satisfaits et heureux, la performance ne sera pas bonne et, en outre, elle pourra générer des commentaires négatifs à l’égard de l’extérieur.

 

L’objectif de toute entreprise est de gérer efficacement sa communication interne avec un plan stratégique de gestion de la communication interne qui inclut les pratiques plus efficaces, en fonction des caractéristiques de chaque entreprise. Cela procure un avantage considérable par rapport à celles qui ne le prennent pas en compte.

Lorsqu’il n’y a pas de plan de communication interne dans l’entreprise, il peut arriver que celui-ci soit développé de manière informelle et cela peut causer des dommages à l’entreprise. Mais cela ne signifie pas que nous devrions éliminer la communication informelle, elle devrait seulement être contrôlée.

Vous trouverez ci-dessous une série de conseils à prendre en compte lors de la création de votre stratégie de gestion de la communication interne.

 

  • Définir les objectifs et contrôler périodiquement

 

Les objectifs constituent un pilier de base qui doit être considéré comme une vision globale de l’entreprise et qui doit être partagée par tous ses membres.

 

Ces objectifs peuvent être différenciés entre l’objectif individuel de chaque employé et l’objectif commun de l’entreprise, tous deux d’égale importance, objectifs à court et à long terme et des objectifs à atteindre périodiquement ou ponctuellement.

 

Il semble évident que chaque travailleur sait quoi faire, mais il existe de nombreux cas dans lesquels les employés ne savent pas quoi faire à un moment donné. Nous pouvons résoudre ce problème par la communication interne avec un plan d’action bien défini et structuré qui a été expliqué par un superviseur.

 

Notre recommandation est d’utiliser les outils du nuage (cloud) pour stocker et partager les plans pendant des mois, des semaines ou le temps que vous voulez. Ainsi, chaque employé pourra y accéder de n’importe où et modifier ce qui est nécessaire, même plusieurs personnes à la fois.

 

Il est également important qu’un superviseur soit responsable de l’examen périodique de la bonne exécution du plan et que, en fonction des résultats, il / elle prenne les décisions pertinentes.

 

  • Fournir une rétroaction constante

 

La motivation des travailleurs conduit à une meilleure prédisposition au travail et à de meilleurs résultats finaux. C’est pourquoi nous soulignons l’importance du feedback.

 

L’employé a besoin de commentaires pour fonctionner correctement. Si vous ne valorisez pas le travail correct, cela peut conduire à un travail médiocre. De la même manière, il est très important de guider l’employé lorsqu’il s’acquitte de sa tâche de manière incorrecte afin qu’il puisse y remédier. Si nous ne les guidons pas lorsqu’ils ont besoin d’amélioration, ils ne sauront jamais qu’ils en ont besoin.

 

Comme vous pouvez le constater, il est important que les employés soient reconnus et commentés pour que le talent n’échappe pas. Nous proposons donc un système de reconnaissance des attitudes qui peut mener du simple « employé du mois » à des systèmes plus complexes.

 

Une bonne rétroaction peut créer une dépendance et peut motiver à travailler plus et mieux, augmentant ainsi la productivité et l’efficacité.

 

  • Un bon système de communication

 

Un bon système de communication est essentiel au bon fonctionnement de la communication interne. De nos jours, de nombreuses entreprises utilisent des technologies innovantes dans leurs systèmes de communication externes, mais pourquoi ne pas les utiliser également dans la communication interne?

 

Le logiciel centre d’appel ou Software Call Center est une technologie innovante qui vous permet de gérer les appels et de les transférer vers différentes extensions. Il est idéal pour le service client mais aussi pour avoir une bonne communication entre les employés.

 

Grâce au logiciel du centre d’appel, les employés qui disposent chacun d’un poste peuvent communiquer via un chat interne ou par téléphone. Cela leur donne l’occasion de se déplacer et d’être dans différents endroits de l’entreprise ou même dans différents endroits du monde! Les employés se sentiront proches les uns des autres quelle que soit la distance qui les sépare.!

 

Il est également intéressant que le Directeur puisse accéder à ces conversations via le logiciel et contrôler le bon fonctionnement de sa communication interne.

 

 

  • Réunions et conventions

 

Un autre aspect important est que les travailleurs se sentent à l’aise et fassent partie de l’entreprise. Le sentiment d’appartenance à un groupe renforce l’engagement des travailleurs et leur permet de prendre plus d’initiatives.

Pour cela, il est important d’organiser des réunions pour encourager le travail d’équipe et d’organiser des événements plus informels tels que des dîners  de Noël et des déjeuners, par exemple, au cours desquels les employés peuvent se connaître et se rencontrer.

 

Il est également intéressant d’inviter les employés à des conventions sur le secteur du travail et des événements liés à l’activité de l’entreprise afin qu’ils se sentent plus proches de leur travail et que ceux-là réveillent leur curiosité pour le secteur.

 

Une bonne communication interne aidera toute organisation à bien gérer son équipe : elle agira de manière coordonnée, dans les mêmes conditions et avec un niveau de motivation optimal.