Les applications de messagerie pour la communication interne

Cet article a été rédigé par Corine de Softibox.

Les plateformes collaboratives en ligne et leur option de messagerie instantanée en interne se posent actuellement comme des outils indispensables pour l’optimisation du fonctionnement d’une entreprise. Gros plan sur ces solutions innovantes.

Les avantages de la messagerie instantanée en interne

L’intégration d’une messagerie instantanée en interne apporte un lot d’avantages considérable dans le fonctionnement d’une entreprise. En effet, d’un côté, cette option contribue largement à optimiser le flux du travail et de l’autre, elle améliore de façon significative, la communication et la collaboration entre les différents collaborateurs et les différents services. En prime, elle permet un gain de temps assez conséquent, car les échanges de données se font en temps réel.

Pratiquement, la messagerie instantanée en interne permet de :

  • discuter en direct par écrans interposés.
  • discuter à plusieurs et retrouver des discussions par mot-clé, sujet…
  • échanger des données (messages, photo, fichier, document…) qui pourront ensuite être récupérées sur des clés USB personnalisées comme ici .
  • se mettre en mode « offline » et recevoir tout de même les données envoyées.

Mais l’avantage premier de la messagerie instantanée en interne est certainement la réduction significative des mails échangés. Dans les faits, si le nombre de mails jugés « inutiles » augmente sans cesse, l’utilisation de la messagerie instantanée en interne réduit ce nombre en moyenne de 25 %. Outre cela, elle est souvent assortie d’une fonction qui partage les mails au lieu de les transférer.

À propos des plateformes collaboratives en ligne

Actuellement, de nombreuses plateformes collaboratives en ligne sont disponibles sur la toile. Très utiles, ces outils permettent de regrouper en un seul lieu les conversations, applications, documents, liens, veille, travaux… d’une entreprise ou d’une partie de l’entreprise. Autrement dit, elles permettent la fusion des mails et des messageries instantanées ainsi que la rationalisation des différentes sources d’information et usages numériques. De ce fait, elles répondent à la problématique de la profusion des multiples modes de communication.

Grâce à ces plateformes, toutes les parties prenantes d’un projet peuvent accéder de façon sécurisée et en temps réel au même niveau d’information. Par ailleurs, chaque protagoniste pourra avoir à disposition :

  • un agenda partagé pour organiser et suivre le planning.
  • des fichiers Excel détaillant le budget et la comptabilité.
  • des formulaires d’enquêtes ou d’études de marché.
  • tous les communiqués et les règlements internes, les annonces…

Le recours à ces plateformes collaboratives présente des atouts non négligeables, car :

  • les fichiers mis en ligne peuvent être consultés et modifiés n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel support (mobile ou de bureau).
  • la mise à jour des fichiers peut être effectuée par tous les utilisateurs, et ce, même simultanément.
  • les documents mis en ligne peuvent être synchronisés.